訪問看護 初心者向け

訪問看護の新規依頼がきた時の流れを完全解説!【チェックリストプレゼント】

2021年1月14日

訪問看護ステーションから看護師、理学療法士などのリハビリスタッフが訪問するには、当たり前ですが訪問する利用者がいなければ仕事が成り立ちません。

新規利用者の依頼が来た時、必要な情報をスムーズに聴取できるかで会社の印象は変わってしまいます。

しかし、多くのスタッフが「何を聞いたら良いかわからない」「これは今聞くことなのか?」と悩んでいます。

私は長年、訪問看護ステーションで部門管理・エリア統括をしていました。

今回は、数百件の新規依頼を受けてきた私がオススメする「訪問看護の新規依頼がきた時の流れ」をご紹介します。

この記事を読めば、明日から新規利用者の対応に悩むことはなくなるでしょう。

また、この記事では「新規使用者申込時の確認事項」「訪問看護新規利用申込書」「訪問時間を伝えるFAX送付状」無料ダウンロードが可能です。ぜひ、皆様の業務にご活用ください。

 

訪問看護の新規依頼の流れ

訪問看護の新規依頼のほとんどは、居宅介護支援事業所に属するケアマネジャー(通称:ケアマネ)からきます。

病院のソーシャルワーカーや相談員、はたまた利用者から直接というパターンがありますが、ほとんどはケアマネからの依頼と捉えていただいて良いでしょう。

そのため、ケアマネからの信頼が薄い事業所は依頼が来ることはなく、訪問する利用者がいない、最悪の場合は事業所の閉鎖、、なんて話も今や珍しい話ではありません。

そのため、新規依頼がきたら信頼関係を構築するために、スムーズに利用開始まで結びつけたいものです。

トコル
新規利用者を獲得するには効果的な営業をしなければなりません。コチラの記事(【訪問看護】ケアマネジャーへの超効果的な営業方法【新規利用者獲得必須】)で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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訪問看護の新規依頼がきた時に確認するポイント

ケアマネからの新規依頼は、ほとんどが事務所への電話です。

訪問看護ステーションへの依頼が慣れているケアマネでしたら、ケアマネ主導でどんどん情報を提供してくれますが、意外と不慣れなケアマネも多いのが事実です。

「リハビリは初めて依頼させていただきます」
「今まで訪問介護の依頼しかしたことなくて」

といったように、どのように進めて良いかわからないケアマネジャーも多いので、その場合はこちらから段取りを伝えていく必要があります

新規依頼がきた時、必ず確認する内容は以下です。

①名前・年齢・性別

②住所

③利用希望サービス

④スタッフへの希望

⑤利用希望日時

⑥疾患名

⑦訪問看護指示書の依頼について(主治医は訪問看護導入に承諾しているか)

⑧担当者会議の予定

そのほか、家族構成や既往歴など聞きたいことは多くあると思いますが、これらは事業所専用の訪問看護利用申込書」に記載してもらうようにしましょう。

この段階では、あくまでも「この利用者を受けれるか否か」を判断できる材料だけ確認するべきです。

それでは、各項目のポイントを確認する理由を見ていきましょう。

名前・年齢・性別

利用者の名前・年齢・性別を聞きましょう。

こちらは基本情報なので当たり前ですね。

しかし、この段階では利用者氏名の漢字まで聞く必要はありません。

そちらは訪問看護利用申込書に記載してもらえば良いので、今の段階ではカタカナでメモできれば構いません。

住所

住所を聞くのはかなり重要です。

なぜなら、この利用者を受けるか否かに繋がるスケジュール調整に必須情報だからです。

訪問範囲がA区にまとまっているが、この利用者の住所がC区だとしたら、行きたくても行けないという状況が生まれます。

受けたは良いものの、この範囲はスケジュールに入れられなかった!ということがないよう、住所は必須で聞きましょう。

プライバシーの観点から、今の段階で詳しい住所は教えられないというケアマネでしたら、「○丁目」まででも構いません。

丁目まででもスケジュール調整は問題なく可能でしょう。

スケジュール管理に必須!

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利用希望サービス

利用する希望サービスを聞きましょう。

看護師希望か、理学療法士希望か、作業療法士希望かなどを明確にしておきます。

また、その職種に何を求められているかも簡単に聴取しておきます。

なぜなら、事業所によっては対応できないケースもあるからです。

例えば、24時間対応して欲しい、休日も対応して欲しい、バルーン交換をして欲しいなど、事業所によっては困難な場合もあると思います。

受けた後にそれはできませんと伝えるのはマナー違反です。

スタッフの希望

職種はもちろんですが、スタッフに求めることはあるかも重要です。

よくあるのが、男性限定、女性限定といった性別による希望です。

体格が大きい人だから男性に来て欲しい、利用者が女性なので女性スタッフの方が安心など、理由は様々ですが訪問ではあるあるです。

こちらもスケジュール調整に関わる部分なので忘れずに聞いておきましょう。

利用希望日時

利用者から、「この曜日のこの時間に来て欲しい」など希望日時があるか確認しましょう。

住所同様、こちらもスケジュール調整に重要な情報です。

例えば、既存の利用者が木曜日の15時から介入していたとして、新規の利用者も木曜日の15時からを希望した場合、ダブルブッキングになってしまいます。

この場合は、物理的に受け入れが不可になってしまうと思うので、後のトラブルにならないよう聞いておきましょう。

疾患名

疾患名を聞いておくのも非常に重要です。

単純に疾患に対する事前準備ができるというメリットもありますが、一番は「介入する保険の種類を明確にできる」というメリットです。

訪問看護は、介護保険か医療保険で介入することが多いのですが、どちらの保険を利用するかは疾患名で決まります

例えば、パーキンソン病(ホーンヤールの重症度分類Ⅲ度以上、生活機能障害度Ⅱ度以上)や末期の悪性腫瘍の場合は、医療保険適応になります。

かなり、細かい部分なので、詳しくはこちらの記事(【訪問看護】この利用者は介護保険?医療保険?【一問一答】)をご参照ください。

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介護保険と医療保険で介入するのでは、料金や時間も変わってきますし、もし医療保険で介入するべき人を介護保険で介入していたと、後々分かった場合、「返戻(へんれい)」といって国や区にお金を返すことになってしまいます。

疾患名は、利用者にも事業所にも直接的な負担がくる重要な情報なのです。

訪問看護指示書の依頼について

私たち訪問看護ステーションからの看護・リハビリは、医師の指示がなければ行えません。

その医師の指示とは、「訪問看護指示書」という紙を発行してもらうことを指します。

そのため、電話で「主治医は訪問看護導入を承諾しているか」が聴取できれば、依頼がスムーズにいきます。

指示書の依頼は、ケアマネジャーがすることもありますが、多くは訪問看護ステーション側で行います。

「私たちの方で依頼をさせていただきますね」と、伝えると親切でしょう。

訪問看護指示書の依頼は、大変トラブルにつながる部分です。

スムーズな依頼方法はこちらの記事(【令和4年】トラブルにならない!訪問看護指示書の依頼方法【魔法の書類DL可】)をご参考にしてください。

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担当者会議の予定

新しくサービスを追加したり、変更をする場合は「サービス担当者会議」という、サービス関係者と利用者・家族との集まりを設けます。

現時点で担当者会議が決まっているかを確認しておきましょう。

こちらもスケジュール調整に必要な情報です。

新規依頼の電話を受けた後にすること

ポイントを聴取して電話を切った後、まずはスケジュール調整に入ると思います。

利用者が希望する職種、性別、日時でこの住所に訪問できるかを調整します。

それでは、試行錯誤の結果、受け入れることができたとしましょう。

正式に受け入れられる旨をケアマネに電話をします。

できれば依頼を受けた当日、遅くとも翌日までには返答をしましょう。

スケジュールを伝える

こちらのスケジュールをお伝えしましょう。

電話で伝えてもいいのですが、時間という数字を伴うものなので、FAXで送信した方がミスが減るかもしれません。

訪問時間をケアマネに伝える際に最適なフォーマットを作成しましたので、ぜひご活用ください。

訪問看護利用申込書の記載をお願いする


訪問看護利用申込書の記入をお願いしましょう。

訪問看護利用申込書には利用者のさらに詳しい情報を記載してもらいます。

各ステーション独自のものがあるかと思いますが、オススメのフォーマットをご紹介しておきます。

ぜひ、各事業所用にカスタマイズしてご使用ください。

担当者会議の予定を聞く

訪問看護が開始になるには、担当者会議を開催する必要があるので、再度担当者会議の予定は立ったかを聞きます。

まだ決まっていなかったとしても、この電話で「いつしましょうか」と話が進む場合が大いに考えられます。

そのため、出席できる日時を事前にピックアップしておくとスムーズにいきます。

医師からの訪問看護指示書が届き、担当者会議を開催して契約をしたら、晴れて訪問看護が開始となります。

契約の方法はコチラの記事をチェック!

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新規依頼がきた時に助かる!チェックリスト

このように介入までには、様々な情報収集を必要とします。

今回ご紹介した確認すべきポイントを、1枚のチェック用紙にまとめました。

ぜひ、印刷して依頼がきたらこの用紙を見ながらやりとりをしてみてください。

きっと、トラブルなく介入まで辿り着けるでしょう。

初回訪問が無事終わったらケアマネへの報告も忘れずに!

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新規利用者の訪問に行った後は、訪問看護計画書・訪問看護報告書を作成しなければなりません。

利用者全員分を作成しなければならないため、大変な労力を必要とします。

残業はもちろん、人によっては家に持ち帰って書類を作成する人も少なくありません。

「このような現状をなんとかしたい!」という思いのもと、当サイトでは500例以上の訪問看護計画書・訪問看護報告書の記載例を紹介しています。

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