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頭紙を一発作成!訪問看護指示書の管理表を無料ダウンロード!

2021年4月25日

訪問看護業務をするためには、「訪問看護指示書」が必須です。

この訪問看護指示書には細かいルールが多いため、トラブルが頻発する書類としても有名です。

トラブル見舞われる原因の一つとして、「訪問看護指示書の管理方法」に問題があることが挙げられます。

・依頼を前に通っていた病院にしてしまった

・指示期間が過ぎたのに依頼をするのを忘れてしまった

・精神科訪問看護なのに普通の訪問看護指示書を依頼してしまった

このようなミスは、医療機関からの信用を損なうだけでなく、訪問に行くことができなくなってしまうため、利用者に迷惑がかかってしまいます。

私も長年、訪問看護ステーションで所長をしていたので、数多くのトラブルを経験しました。

このたび、このような現状を解決すべく「訪問看護指示書の管理票」を作成しました。

この管理表を使えば、訪問看護指示書の管理にまつわるトラブルを確実に減らすことができます。

実際、私が関わる訪問看護ステーションにも導入していますが、事務スタッフからの評判は好評です。

もちろん、管理表のダウンロードは無料です。

*この管理表は、管理人が独自で作成したものになります。使用の許可は必要ありませんが、無断掲載・商標利用は禁止です。

 

トコル
訪問看護指示書にまつわるあるあるトラブルは、コチラの記事(【訪問看護】訪問看護指示書にまつわる「あるあるトラブル」と対処法)でまとめているので参考にしてみてください!
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*追記:令和3年の介護報酬改定に伴い、「リハビリの頻度」項目を追加しました。

 

「訪問看護指示書の管理表」無料ダウンロード

こちらが、今回ご紹介する「訪問看護指示書の管理表」です。

*Excelをスクリーンショットしています

Excelタブの「指示書管理表」をクリックすると、上記のような画面になります。

見ていただくとわかる通り、

①利用者に関する基本項目(利用者氏名・生年月日・年齢)

②指示書に関する基本項目(指示書の種類・リハビリの有無・屋外練習の有無・特記事項・依頼先)

③指示書の期限に関する項目(指示書開始日・終了日・指示書の残日数・次回依頼開始日)

が一覧になっています。

「訪問看護指示書の管理表」の使用方法

それでは、「訪問看護指示書の管理表」の各項目がどのような役割を果たしているのか、使用方法を解説してまいります。

①利用者に関する基本項目

利用者に関する基本項目(利用者氏名・生年月日・年齢・性別)は、Excelメニューの背景が青色の部分です。

この項目は基本中の基本ですね。

生年月日違いのトラブルは良くあるので、間違えないように記載しておきましょう。

ちなみに、生年月日を入力すると年齢は自動入力されます。

性別はセルをクリックするとプルダウンが表示されるので入力楽チンです♩

②指示書に関する基本項目

指示書に関する基本項目(指示書の種類・リハビリの有無・屋外練習の有無・特記事項・依頼先)は、Excelメニューの背景がオレンジ色の部分です。

この項目は、この利用者はどのような指示書の内容が必要なのかが一目で分かります。

指示書の種類は、「普通訪問看護指示書」「精神訪問看護指示書」「特別訪問看護指示書」「在宅患者訪問点滴注射指示書」をプルダウンから選べます。

また、リハビリ許可と屋外リハの許可が必要なのかも管理しておくことをオススメします。

「この利用者リハビリ介入希望なのに指示書に記載がなかった・・・再依頼しなきゃ・・・」

は、あるあるです。

管理をしておくと、無駄な手間を省くことができます。

特記事項に関しては、管理する上で必要なことを記載しておきます。

特に、パーキンソン病のホーンヤールの重症度分類・生活機能障害は、指示書に記載があるかないかで保険の優先度が変わってしまいます。

このような「記載時に注意してもらわなければいけない点」などを記載しておくと良いかもしれませんね。

最後に指示書の依頼先です。

指示書を発行してもらう医療機関名を書いておきましょう。

③指示書の期限に関する項目

指示書の期限に関する項目(指示書開始日・終了日・指示書の残日数・次回依頼開始日)は、Excelメニューの背景が黄色の部分です。

この管理表の「肝」と呼べる部分です。

届いた指示書の有効期限の開始日と終了日(期限日)を入力しておきます。

ここまでの管理でも良いのですが、これだけだといつ期限が迎えるか分かりにくいです。

その点、この管理表は「期限の残日数」を自動で出力してくれます。

加えて、残日数30日を切ったら赤文字に変化するように設定をしています(残日数の設定変更可)。

また、残日数を少なくなっている順に並び替えることもできます。

この管理により、「あ!依頼するのを忘れてしまった!」を解決することができるでしょう。

ちなみに、新しい指示書を、いつから開始で依頼すれば良いのかは「次回指示書依頼開始日」に自動出力されますので、そちらを見てもらえば一発で把握することができます。

訪問看護指示書の頭紙を一発で作成できる!

このように、この管理表を使えばトラブルを軽減できることは一目瞭然でしょう。

しかし、この管理表の本当の能力はこれだけではありません。

この管理表を使用することによって、訪問看護指示書依頼の頭紙をクリックひとつで作成することができるのです。

訪問看護指示書の頭紙作成方法

Excelのタブに、「普通・精神・特指・点滴・普通(複数)・精神(複数)」の項目があります。

作成したい頭紙の種類をクリックしましょう。

クリックをすると、下記の画面が表示されます(今回は「普通」をクリックしています)。


画面右上に記載されている【「指示書管理表」のNoを入力】と書いてある部分(緑背景のタブ)に、作成したい利用者のNoを入力します。

利用者のNoを入力するだけで、一発で頭紙を作成することが可能になります(*依頼先・利用者氏名・生年月日・訪問看護指示期間が自動入力されます)。

ちなみに、情報は管理表に基づいているので、管理票が入力されていない場合は出力できません。
*自社の情報は直接入力・修正してください。

一つの病院から複数の指示書を発行されている場合は、複数名の頭紙を作成すると手間が省けるでしょう。

普通(複数)・精神(複数)をクリックして、同じように作成をします。

依頼をしたい利用者の情報が複数名一覧で出力されます。

「訪問看護指示書の管理表」の注意点

よく「数字を入力しても違う利用者が出力されてしまう」という質問を頂きます。

大抵は、Excelの行の番号を入力してしまっているので、利用者の左横に記載されているNoの数字(画像:緑背景部)を入力するようにしてください。

「訪問看護指示書の管理表」のまとめ

この訪問看護指示書の管理表を用いれば、今よりも圧倒的にトラブルを減らすことができるでしょう。

業務負担の軽減にも繋がるアイテムかと思います。

ダウンロード後のカスタムは可能なので、それぞれのステーションに合わせて使いやすいようように改変してください。

「もっとこうしてほしい!」などご意見がありましたら、お問い合わせフォームや、TwitterのDMからご連絡をお願いいたします。

*管理票は管理人独自で作成したものになります。使用の許可は必要ありませんが、無断掲載・商標利用は禁止です。

トラブルにならない訪問看護指示書の依頼方法

当サイトでは、訪問看護指示書の依頼時に同封するだけで圧倒的にトラブルを減らすことができる「魔法の書類」もプレゼントしています。

・また指示書の期間間違っているよ…

・リハビリの頻度記載されてないじゃん!

・医師の捺印ないんだけど…

このようなトラブルを減らすことができます。

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